Zarejestruj się do bezpłatnej platformy e-learningowej.
Zarejestruj się bezpłatnieWskazówki, rozmowy, inspiracje
Subskrybuj kanał na YouTube i bądź na bieżąco!
Spis Treści
Zwykle po otwarciu poczty elektronicznej widzimy wyłącznie nadawców oraz tematy maili (w niektórych skrzynkach pojawiają się też fragmenty treści). To na tych dwóch rubrykach przez kilka sekund skupia się wzrok odbiorcy. Aby zwrócił uwagę właśnie na naszą wiadomość, tytuł powinien być intrygujący, ale jednocześnie rzeczowy i nieoderwany od kontekstu treści. Najlepiej w formie kilku słów przekazać esencję zawartości z powodem, dla którego adresat e-maila powinien się z nim zapoznać.
Krótki komunikat w temacie maila biznesowego ma znaczenie również ze względu na rodzaj urządzeń, z których korzystają odbiorcy. Jak wskazują statystyki, aż 35% specjalistów sprawdza pocztę na urządzeniach mobilnych. Na ekranie telefonu komórkowego zmieści się znacznie mniej treści, dlatego lepiej unikać długich i pełnych zdań. Aby czytelnik lepiej przyswoił najistotniejsze informacje z tytułu maila, warto umieścić je na samym początku, po lewej stronie.
Nikt z nas nie lubi dostawać anonimowych wiadomości – są mało wiarygodne i nierzadko wprowadzają w błąd. Bez względu na to, czy komunikujemy się z kolegą z zespołu, czy z partnerem biznesowym, musimy więc pamiętać o czytelnym podpisie. W stopce maila powinny znaleźć się podstawowe dane: imię i nazwisko, stanowisko, adres mailowy, telefon kontaktowy oraz nazwa i logo firmy (dodatkowo odnośniki do profili w social media). Przy dłuższej wymianie korespondencji można jednak pominąć cały pakiet graficzny i pozostawić jedynie podpis z odpowiednią formą pożegnania – „Pozdrawiam serdecznie” czy „Z poważaniem”.
Poczucie, że to żywy człowiek stoi za korespondencją to nie jedyny czynnik podnoszący jakość czytanego maila. Dużą rolę odgrywa także właściwe potraktowanie odbiorcy. Temat oraz treść elektronicznego listu warto spersonalizować, aby osoba po drugiej stronie poczuła się wyjątkowo. Dzięki temu zyska świadomość, że nie trafiła na listę przypadkowych odbiorców, a mail został wysłany z myślą o niej. Podobne techniki stosują dzisiaj nawet firmy wysyłające newslettery. Mimo masowej wysyłki, komunikaty mają osobisty wydźwięk. W ten sposób postępuje np. serwis Booking.com:
Z tej samej przyczyny stosujmy odpowiednie zwroty grzecznościowe, które pozwolą zyskać sympatię adresatów. Określenia typu: „Szanowna Pani”, „Szanowny Panie” czy „Szanowni Państwo” mogą się wydawać czasem nieco zbyt poważne, jednak nie bójmy się ich używać przy oficjalnych powitaniach. Po dłuższej wymianie maili i lepszym poznaniu „rozmówcy” możemy przyjąć bardziej przyjazną formę z imieniem, np. „Pani Agnieszko”, „Panie Marku”. Jeśli nie wiemy, kto jest odbiorcą naszej wiadomości, przywitajmy się tradycyjnym „Dzień dobry”, jednak nie nadużywajmy tego zwrotu w biznesowej korespondencji.
Temat, nadawca, zwroty grzecznościowe mają zachęcić odbiorcę do przeczytania wiadomości. Sens maila tkwi jednak przede wszystkim w jego treści. Aby go nie zatracić i jak najlepiej przekazać istotne informacje, skupmy się na pisaniu prosto i zrozumiale.
Unikajmy kwiecistej mowy oraz specjalistycznego języka (chyba że np. piszemy do przedstawiciela tej samej branży). Jeśli pokusimy się o trudne słownictwo, musimy liczyć się z tym, że w kolejnych mailach będziemy wyjaśniać zawiłe zagadnienia. Nie przesadzajmy jednak w drugą stronę, stosując skróty myślowe. Czasem zbyt krótka informacja oczywista dla nas dla odbiorcy może okazać się zupełnie niezrozumiała.
Aby zadbać o wyższą czytelność tekstu, dodatkowo:
Fragmenty e-maila nie powinny być też zbyt długie. Mogą nie tylko powodować problemy z interpunkcją, ale też zaburzać logikę przekazu. Skomplikowane, złożone zdania lepiej rozbić na dwa prostsze. Aby ułatwić sobie pracę nad przejrzystością treści, warto skorzystać z intuicyjnych narzędzi online. Np. Jasnopis to popularna aplikacja służąca do określenia poziomu trudności tekstu. Może sprawdzić za nas, czy mail jest łatwy do przyswojenia.
Nierzadko wystarczy jedno spojrzenie na wiadomość przychodzącą, by zdać sobie sprawę, że nadawca rzuca nam prawdziwe wyzwanie. Brak akapitów, jednolita treść bez jakichkolwiek wyróżników, nieczytelny font, a na końcu migocący GIF, zupełnie niezwiązany z tematyką maila. Jeśli nie chcemy wywołać podobnego wrażenia nieładu, zadbajmy o zorganizowaną strukturę e-maila, spójną pod względem graficznym (najlepiej z uwzględnieniem kolorów firmy).
Nie zapominajmy zwłaszcza o czytelnym podziale na paragrafy. Fragmenty wyodrębnijmy z uwagi na poruszane kwestie, niech nie rządzi przypadek. Najważniejsze informacje (np. datę i godzinę spotkania, postawione pytanie) możemy dodatkowo zaznaczyć, używając pogrubień oraz podkreśleń. W ten sposób zyskamy pewność, że nie umkną one uwadze naszego klienta czy menadżera.
Za wysokie walory estetyczne wiadomości mailowej odpowiadają również m.in. punktory i numeracje, które przy okazji pozwalają uporządkować treść pod względem merytorycznym. Dzięki ich zastosowaniu tekst momentalnie staje się bardziej przejrzysty, a ważne informacje wyróżniają się spośród pozostałych akapitów. Warto jednak pamiętać, że wymienione podpunkty zwrócą i zatrzymają uwagę czytelnika pod warunkiem, że nie przesadzimy z ich ilością.
Opracowując biznesowego maila, dobrze jest trzymać się z góry ustalonego planu. Określony schemat struktury sprawi, że pozbędziemy się chęci wprowadzenia niepotrzebnych wątków pobocznych i od razu przejdziemy do sedna problemu.
Oto kilka punktów, w ramach których powinien zamykać się czytelny e-mail:
Pośpiech potrafi być złym doradcą, również tym językowym. Maile pisane naprędce zwiększają szansę na występowanie błędów. Na pomyłki czy literówki w korespondencji biznesowej, również tej elektronicznej, nie można sobie pozwolić. Niedbałość o interpunkcję oraz ortografię (nawet w postaci jednego błędu) może zniechęcić odbiorcę do odpowiedzi, a czasem nawet do dalszej współpracy. Często świadczy to o braku zaangażowania nadawcy.
E-mail należy do oficjalnej dokumentacji, dlatego należy dbać o jego poprawność. W tym celu warto poświęcić czas na jego korektę. Oczywiście, nie trzeba od razu prosić kolegi z biura o sprawdzenie każdego zdania. Można zrobić to samodzielnie, wspierając się gotowymi narzędziami. Wystarczy przekleić treść gotowego maila do edytora tekstowego (np. Microsoft Word) z funkcją sprawdzania pisowni i gramatyki, lub sięgnąć po darmowe narzędzia online. Popularne aplikacje, m.in. Language Tool i Zecerka, pomogą zweryfikować błędy i literówki.
Stworzenie przejrzystego, wyważonego maila to prawdziwa sztuka. Czasem jednak równie cenna okazuje się umiejętność zrezygnowania z tej formy na rzecz bardziej bezpośredniego kontaktu. Jeśli treść zaczyna się niepokojąco poszerzać, a lista wypunktowań nagle się wydłuża – lepiej chwyćmy za telefon lub umówmy się na spotkanie. Podczas rozmowy łatwiej poruszyć zawiłe kwestie czy przedstawić argumenty. Najważniejsze zagadnienia można na koniec podsumować, wysyłając treściwą wiadomość mailową.
