Zarejestruj się do bezpłatnej platformy e-learningowej.
Zarejestruj się bezpłatnieWskazówki, rozmowy, inspiracje
Subskrybuj kanał na YouTube i bądź na bieżąco!
Spis Treści
Właściciele sklepów i serwisów internetowych muszą pamiętać o dopełnieniu wszelkich formalności związanych z prowadzeniem działalności w e-commerce. Należy do nich np. obowiązek informacyjny odnoszący się do przetwarzania plików cookies lub administrowania danymi osobowymi. Wszystkie kwestie prawne najlepiej wyjaśnić klientom i użytkownikom w polityce prywatności lub regulaminie strony WWW. Jak przygotować tego typu dokumenty, by spełnić przepisy RODO?
Polityka prywatności to dokument publikowany w serwisie lub sklepie internetowym, który informuje użytkowników o celu i sposobie przetwarzania oraz wykorzystywania danych osobowych. Umożliwia spełnienie obowiązków informacyjnych wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych (tzw. UODO 25 maja 2018 r. zostało zastąpione przez RODO) oraz z prawa telekomunikacyjnego. W polityce prywatności najczęściej wyjaśniony zostaje mechanizm zbierania plików cookies.
Nie. W żadnej ustawie albo rozporządzeniu nie znajdziemy przepisu, który narzucałby na właściciela strony internetowej posiadanie polityki prywatności. Ustawodawca wymaga spełnienia obowiązku informacyjnego, jednak nie definiuje, w jakim dokumencie i w jaki sposób należy wywiązać się z przepisów.
Wiele osób myli politykę prywatności z polityką bezpieczeństwa, które nie są pojęciami tożsamymi. I tak:
Każdy przedsiębiorca powinien przygotować politykę bezpieczeństwa, ale posiadanie polityki prywatności nie jest już obowiązkowe.
Cele przetwarzania danych w sklepie internetowym obejmują między innymi zapewnienie bezpieczeństwa transakcji, personalizację oferty oraz usprawnienie obsługi klienta.
Dane osobowe użytkowników są bardzo ważne. Dzięki zbieraniu i analizie informacji o preferencjach użytkowników, można dopasować ofertę do indywidualnych potrzeb, a także przewidywać trendy i dostosowywać się do zmieniających się oczekiwań.
Aktualizacja polityki prywatności sklepu jest kluczowym elementem utrzymania zaufania klientów oraz zgodności z obowiązującymi przepisami, takimi jak RODO. Zaleca się, aby dokonywać przeglądu i aktualizacji co najmniej raz w roku, jednak w przypadku wprowadzenia nowych usług, zmiany dostawców czy istotnych zmian w przepisach, konieczne może być przyspieszenie tego procesu.
Warto również pamiętać o informowaniu klientów o każdej istotnej zmianie w polityce prywatności, co może być realizowane poprzez powiadomienia e-mail, na stronie internetowej czy w aplikacji mobilnej.
Z racji tego, że polityka prywatności nie jest obowiązkowym dokumentem, można ją kształtować dowolnie. Przeważnie cel serwisu i branża decydują o informacjach, które zostaną w niej zawarte. Najczęściej obejmuje takie kwestie jak:
Politykę prywatności warto tworzyć z myślą o zaspokojeniu potrzeb informacyjnych użytkowników. Należy przygotować ją w tak, aby internauta zrozumiał, w jaki sposób realizujemy przetwarzanie danych osobowych i zapewniamy ich ochronę. W dokumencie można wyczerpująco wyjaśnić poszczególne kwestie, by nie pozostawić pola do różnej interpretacji poszczególnych zapisów.
W dobie rosnącej świadomości na temat ochrony prywatności, istotne jest, aby użytkownicy byli na bieżąco z wszelkimi zmianami wprowadzanymi w polityce prywatności. Dlatego właśnie z pełnym zaangażowaniem należy dbać o to, aby informować klientów o wszelkich modyfikacjach w zasadach ochrony danych osobowych. W tym celu powinno się korzystać z różnorodnych kanałów komunikacji, takich jak e-maile, powiadomienia w aplikacji czy posty na stronach internetowych.
W ten sposób można zapewnić przejrzystość oraz umożliwić użytkownikom wyrażanie zgody na przetwarzanie ich danych lub wycofanie jej w dowolnym momencie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z RODO.
Rozporządzenie RODO odnosi się do polityki bezpieczeństwa. Jeśli obowiązek informacyjny spełniamy za pomocą polityki prywatności, powinniśmy pamiętać, aby zaktualizować ten dokument o takie informacje jak:
Niespełnienie wymogów RODO może narazić przedsiębiorcę na dotkliwe kary pieniężne w wysokości nawet 20 mln euro lub 4% całkowitego obrotu firmy za rok poprzedni.
Niedopuszczalne jest kopiowanie polityki prywatności ze strony internetowej i zamieszczanie jej na swojej witrynie. Po pierwsze w ten sposób naruszamy prawa autorskie, po drugie narażamy serwis na duplikację treści, a po trzecie dokument może nie odzwierciedlać sposobu realizacji przetwarzania danych na naszej stronie internetowej. Przygotowując tego rodzaju treść, najlepiej skorzystać ze wsparcia osoby posiadającej wiedzę z zakresu prawa, aby zapisy nie były sprzeczne z RODO lub nie krzywdziły praw konsumentów. Polityka prywatności strony powinna być starannie przygotowana. Należy wziąć w niej pod uwagę prawa użytkowników i klientów sklepu internetowego.
W dobie rosnącej wagi ochrony danych osobowych, polityka prywatności odgrywa kluczową rolę w budowaniu zaufania pomiędzy klientami a firmami. Dlatego warto zachęcać do kontaktowania się i przesyłania pytań lub dzielenia się problemami, które mają związek z przetwarzaniem danych osobowych. Aby to ułatwić, podaj dane kontaktowe, a więc numer telefonu, adres, czy e-mail, a także firmową stronę WWW.
W dobie rosnącej świadomości na temat ochrony danych osobowych, składanie wniosków dotyczących tychże danych oraz skarg na ich przetwarzanie stało się niezwykle istotne dla wielu osób. Proces ten może być zainicjowany przez każdego, kto podejrzewa, że jego dane są przetwarzane niezgodnie z obowiązującymi przepisami, takimi jak RODO, które jest szczególnie istotne w kontekście polskim. W celu złożenia wniosku lub skargi, warto skontaktować się z odpowiednim organem nadzorczym, jakim w Polsce jest Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO), który udzieli niezbędnych informacji oraz wsparcia w tej sprawie.
Chociaż dokument nie jest obowiązkowy z punktu widzenia prawa, to stanowi idealne narzędzie do spełnienia obowiązku informacyjnego. Polityka prywatności świadczy też o profesjonalnym podejściu przedsiębiorcy do prowadzenia działalności w e-commerce i wzbudzać zaufanie użytkowników, zachęcając do dokonania konwersji.
