Zarejestruj się do bezpłatnej platformy e-learningowej.
Zarejestruj się bezpłatnieWskazówki, rozmowy, inspiracje
Subskrybuj kanał na YouTube i bądź na bieżąco!
Spis Treści
Podobnie jak w korespondencji tradycyjnej również w przypadku e-maili obowiązują zasady grzecznościowego zwracania się do adresata. Elektroniczna forma wymiany wiadomości wcale nie rozluźnia tych reguł, choć ze względu na złudzenie skrócenia dystansu między nadawcą a odbiorcą, z pewnością częściej zdarzają się nieporozumienia. Jakie są najczęstsze błędy w komunikacji elektronicznej i jak ich unikać?
Po otwarciu skrzynki odbiorczej wzrok odbiorcy skupia się na nazwie nadawcy oraz temacie wiadomości. Jak poprawnie pisać maile? Częstym błędem w oficjalnej komunikacji elektronicznej jest korzystanie z niepoważnych adresów e-mailowych, które w najlepszym przypadku wzbudzą uśmiech odbiorcy, a w najgorszym sprawią, że poczta wpadnie do kosza (buziaczek123@nazwa-domeny.pl). Najbardziej uniwersalnym i bezpiecznym rozwiązaniem okazuje się wykorzystanie w nazwie imienia, nazwiska lub zwrotu wskazującego na wiadomość pochodzącą z określonego działu albo ogólnej skrzynki pocztowej firmy (kontakt@nazwa-domeny.pl, seo@nazwa-domeny.pl itp.). Nieprofesjonalny adres e-mail może bowiem zniechęcić.
Tytuł maila powinien być z kolei treściwy i przykuwający uwagę. Pozostawianie tego pola pustym może skutkować trafieniem do sekcji spamu, ale także zwyczajnie zniechęcić adresata do otwarcia poczty. Znacząca część e-maili odczytywana jest na urządzeniach mobilnych, na których z oczywistych względów zostaje ograniczona długość komunikatu. Właśnie dlatego warto zadbać o krótki i jasny przekaz, pozwalający odbiorcy szybko określić rangę wiadomości i nie odkładać na później jej odczytania. Nie oznacza to, że należy za wszelką cenę zawalczyć o uwagę odbiorcy. Tytuły, które mają zadziałać jak typowy „clickbait”, ciężko zaliczyć do zgodnych z zasadami internetowej etykiety. Brak tematu w mailu to zatem powszechny błąd.
Oficjalna korespondencja obowiązkowo powinna zaczynać się zwrotem grzecznościowym i kończyć uprzejmym pożegnaniem. Pominięcie tych form w mailu służbowym stanowi poważny błąd i może zostać odebrane jako niegrzeczne.
Jak napisać maila profesjonalnego? Jeżeli osobiście nie znamy odbiorcy, zwracamy się do niego po raz pierwszy lub nie mówimy sobie po imieniu, błędem będzie używanie sformułowania „Cześć Katarzyno/ Drogi Adamie”. Najbardziej elegancką i powszechnie używaną formę stanowi zwrot „Szanowny Panie/Szanowna Pani/Szanowni Państwo”. Akceptowalne jest też zwykłe „Dzień dobry”, ale wyłącznie w sytuacji, gdy czujemy, że w tym przypadku możemy sobie na to pozwolić, inaczej będzie to zbyt nieformalna treść. Jeżeli korespondujemy z kimś kilka razy w ciągu dnia, nie ma konieczności używania za każdym razem nagłówka, ale oczywiście wypada nawiązać do poprzedniego listu i podziękować za przesłane informacje. Oficjalnie warto zakończyć maila zwrotem „Z wyrazami szacunku” czy „Z poważaniem”.
Jak napisać dobry mail? Istotne jest stosowanie poprawnych i profesjonalnych zwrotów, aby przekazać informacje w sposób jasny i zrozumiały. Przykładem takich wyrażeń są „załączam” oraz „w załączeniu”. Obie formy są używane, aby poinformować odbiorcę o dołączonym pliku czy dokumencie. „Załączam” jest bardziej bezpośrednie i może być stosowane w sytuacjach mniej formalnych, natomiast „w załączeniu” brzmi bardziej oficjalnie i elegancko. Wybór odpowiedniej formy zależy od kontekstu oraz relacji z odbiorcą. Pamiętajmy, że jasność i prostota komunikacji to klucz do skutecznego przekazu w korespondencji elektronicznej. Efektywna komunikacja mailowa na tym się opiera.
Umiejętność komunikacji za pomocą e-maili jest niezbędna w życiu zawodowym oraz prywatnym. Właściwe użycie wyrażeń, takich jak „odnośnie do” oraz jego alternatywy, pozwala na zachowanie profesjonalizmu i jasności przekazu. Przykładowo, zamiast „odnośnie do” można użyć „w sprawie”, „w związku z” czy „dotyczący”. W e-mailu można napisać: „W związku z naszym ostatnim spotkaniem, chciałbym przedstawić propozycje współpracy.” Inną opcją jest: „W sprawie projektu X, przesyłam aktualizację postępów.” Stosując te wyrażenia w treści maila, nadajemy korespondencji odpowiednią formę oraz ułatwiamy odbiorcy zrozumienie przekazu.
Jakie są zasady pisania maila? Niedopuszczalne jest stosowanie zwrotu „Witam/Witaj” jako przywitania na początku korespondencji. Dotyczy to zarówno wymiany e-maili oficjalnych, jak i wiadomości prywatnych. Tego określenia poprawnie używa się podczas przyjmowania gości w swojej posiadłości, witania obecnych w trakcie przyjęcia czy gali. Na początku korespondencji uznaje się je za wyraz wyższości nad adresatem i traktuje jako rażący błąd.
W przypadku wiadomości prywatnych czy maili kierowanych do współpracowników można pozwolić sobie na większą swobodę, choć nie powinno się pomijać zwrotów grzecznościowych. Dobrze zacząć od zwyczajowego „Cześć/Hej” czy wspomnianego „Dzień dobry” i zakończyć „Z pozdrowieniami/Pozdrowienia”. Korespondencja mailowa będzie wówczas łatwiejsza.
Identyfikacja właściwych odbiorców w e-mailu jest kluczowym elementem skutecznej kampanii marketingowej. Aby osiągnąć sukces, należy dokładnie zdefiniować grupę docelową i dostosować treść wiadomości do jej potrzeb oraz oczekiwań. Segmentacja bazy adresowej pozwala na tworzenie spersonalizowanych e-maili, które zwiększają zaangażowanie odbiorców i przyczyniają się do wzrostu konwersji. Pamiętaj, że odpowiednio dobrana grupa odbiorców to podstawa efektywnego komunikowania się z klientami oraz budowania trwałych relacji. Niestaranność i pośpiech w pisaniu maili to źli doradcy.
E-mail, który wygląda jak szybki zapis rozmowy telefonicznej, potrafi zniechęcić do dalszej korespondencji i zdecydowanie utrudnia odbiór treści. Wiadomość powinna zostać odpowiednio sformatowana:
Brak akapitów, zbyt formalny ton czy irytująca interpunkcja mogą utrudnić odbiór. Podczas formatowania treści trzeba koniecznie postawić na minimalizm – mail to nie miejsce na stosowanie wielu rodzajów fontów, kolorów i podkreśleń. Niektóre programy pocztowe nie obsługują tego rodzaju wyróżników, a jeśli nawet zostaną wyświetlone odbiorcy, zamiast przykuć, mogą rozproszyć jego uwagę.
Według etykiety obowiązującej w sieci pisanie tekstu dużymi literami (stosowanie Caps Locka) jest niegrzeczne. Podobnie jak zbyt wiele wykrzykników czy zbyt emocjonalne wyrażenia. W tzw. netykiecie wyraża bowiem krzyk, niezadowolenie czy ponaglanie. Wystarczy wyobrazić sobie zdanie kierowane do szefa „Wysyłam POPRAWIONE zadanie. Mam nadzieję, że tym razem jest w porządku” i jego negatywny wydźwięk spowodowany użyciem takiej formy. Jest to przykład na źle napisany mail.
Konsultacje ze współpracownikami przed wysłaniem wiadomości są niezwykle istotne dla efektywnej komunikacji wewnątrz zespołu. Pozwala to na uniknięcie nieporozumień, a także sprawdzenie, czy przekaz jest zrozumiały i adekwatny. Wspólna praca nad treścią wiadomości sprzyja tworzeniu spójnego wizerunku firmy oraz wzmacnia relacje między pracownikami. Dlatego warto pamiętać o konsultowaniu się z innymi zanim przekażemy istotne informacje, co przyczyni się do lepszego funkcjonowania całego zespołu.
Wysyłanie maili do niepotrzebnych odbiorców może prowadzić do szeregu negatywnych konsekwencji. Po pierwsze, może to być postrzegane jako spam, co z kolei może zaszkodzić wizerunkowi nadawcy oraz firmie, którą reprezentuje. Po drugie, może to prowadzić do obniżenia efektywności pracy, gdyż odbiorcy tracą czas na czytanie i sortowanie nieistotnych wiadomości. Po trzecie, może to zwiększyć ryzyko przypadkowego ujawnienia poufnych informacji, jeśli wiadomość trafi do nieodpowiedniej osoby. Dlatego warto zawsze dokładnie sprawdzać listę adresatów przed wysłaniem maila, aby uniknąć niepożądanych skutków.
Przygotowując maile z dodatkowymi plikami, przed kliknięciem przycisku Wyślij warto upewnić się, czy wszystkie właściwe dokumenty zostały dołączone. Niektóre programy pocztowe pomagają eliminować ten problem, wyłapując z treści wiadomości słowa wskazujące na konieczność wgrania załączników i przypominając o ich załadowaniu przed wysyłką.
Niedopuszczalne jest wysyłanie maila z załącznikiem bez treści czy tematu. Według internetowego savoir-vivre należy zwyczajowo się przywitać, a następnie krótko wyjaśnić zawartość dołączonego pliku.
Błędem okazuje się również używanie skrótów, takich jak w zdaniu „Czy byłby Pan Dr tak uprzejmy przesłać bibliografię?” zamiast pełnej wersji „Pan Doktor”. Podobnie stosowanie zwrotów typu ASAP, FYI, EOD może wywołać nieporozumienia, jeśli osoba po drugiej stronie nie odczyta ich właściwie.
W pośpiechu zdarzają się też pomyłki, do których zaliczyć można zwracanie się „Pani” do pana czy na odwrót. Przed napisaniem maila warto przeprowadzić research, by upewnić się, kto odbierze wiadomość, a w razie wątpliwości zastosować uniwersalną formę „Szanowni Państwo”.
Poważny problem stanowią pojawiające się w korespondencji błędy ortograficzne. O ile nie są rażące i stanowią wyjątek, mogą zostać niezauważone czy odebrane jako drobna pomyłka. Jeżeli natomiast zdarzają się nagminnie, będą zwyczajnie razić i irytować adresata przykładającego wagę do poprawności czytanych treści. Obecnie istnieją narzędzia, które pomogą w sprawdzaniu pisowni bezpośrednio w edytorze skrzynki mailowej. Zawsze lepiej poświęcić chwilę na poprawienie błędów, niż spotkać się z negatywnym odbiorem wiadomości.
W pismach oficjalnych należy również w miarę możliwości unikać kolokwializmów. Poważnym błędem jest również niestosowanie polskich znaków diakrytycznych, czyli popularnych „ogonków i kreseczek”. Podobnie jak wiele innych punktów, ten również świadczy o pośpiechu i niedbałości, a co za tym idzie – wyraża brak szacunku do adresata wiadomości.
W formalnej korespondencji przyjęło się również stosować dużą literę w przypadku zaimków osobowych oraz wszelkich zwrotów, takich jak „Ciebie”, „Państwa” czy „Pana Profesora”. W złym guście jest natomiast pisanie wielką literą zaimków odnoszących się do samego nadawcy, a więc „nam”, „mnie” czy „naszej”. W korespondencji to adresat ma czuć się wyróżniony, zwłaszcza jeśli chodzi o tak oficjalne pismo, jak wiadomość do profesora uczelni czy dyrektora firmy.
Personalizacja w automatycznych odpowiedziach maili to kluczowy element, który pozwala na zbudowanie lepszego związku z odbiorcą. Dzięki personalizacji, wiadomości stają się bardziej przyjazne i angażujące, co przekłada się na wyższą skuteczność komunikacji. W praktyce, można zastosować personalizację poprzez dodanie imienia odbiorcy, dopasowanie treści do jego potrzeb czy zainteresowań, a także uwzględnienie historii interakcji z firmą. W efekcie, automatyczne odpowiedzi mailowe nabierają indywidualnego charakteru i przyczyniają się do zwiększenia zaufania oraz lojalności klientów.
Tradycja pisania listów elektronicznych jest dość krótka, ale istnieją pewne wzorce, z których należy skorzystać. Pamiętajmy, że lepiej przesadzić z uprzejmością, niż wyjść na niegrzecznego i aroganckiego. Unikajmy trybu rozkazującego i starajmy się pilnować godzin przesyłania korespondencji – tę służbową lepiej zostawić na kolejny dzień, niż przesyłać wiadomość w środku nocy. Nie należy też stosować zbyt wielu emotikonów, a w przypadku formalnej korespondencji najlepiej zrezygnować z nich w ogóle. Większość błędów w komunikacji e-mailowej wynika z pośpiechu i braku staranności. Pamiętajmy, że wiadomość, która przychodzi na skrzynkę pocztową, będzie kształtowała nasz wizerunek i wyrażała szacunek (lub jego brak) do adresata wiadomości.
